Atención a la confidencialidad de los datos de la empresa al contratar servicios de traducción.

Servicios de traducción

Contratar servicios de traducción es una necesidad recurrente de las empresas que se comunican en más de un idioma, y, sabemos que uno de los factores primordiales para el éxito de una marca en otros mercados está directamente relacionado con la calidad de su comunicación.

Pero, además de este requisito, existen otros puntos importantes que pueden impactar tanto positiva como negativamente en los negocios de su empresa, como por ejemplo: la confidencialidad con la que su información es tratada durante el proceso de traducción. Cuando se trata de material que acompañará el lanzamiento de un nuevo producto en el mercado o que contiene datos confidenciales y estratégicos de la empresa, estos cuidados requieren de más atención aun. Entonces, ¿cómo contratar a un proveedor de servicios de traducción que garantice la confidencialidad de la información de su negocio?

Vea el artículo que preparamos sobre este tema y haga una contratación consciente para su empresa.

Cómo garantizar la confidencialidad de la información de su empresa

Antes que nada, es muy importante que realmente sepa en las manos de quién está su material y cuáles son los riesgos que una elección equivocada puede provocar, como por ejemplo: fuga de información privada de la empresa en internet, problemas legales, cancelación de contratos, entre otras consecuencias.

Por eso, es fundamental que el proveedor de servicios de traducción elegido tenga como práctica la adopción de un Contrato de Confidencialidad (o NDA, Non Disclosure Agreement) en sus operaciones.

El Contrato de Confidencialidad consiste en un documento firmado por todos los profesionales involucrados en su proyecto (desde gerentes de proyectos a traductores, editores, diagramadores, etc.), para garantizar que la información provista por usted no sea divulgada bajo ninguna circunstancia. Ese acuerdo puede estar incluido en un contrato específico o, también, en una de las cláusulas del contrato de prestación de servicios de traducción.

Para las agencias profesionales de traducción, es fundamental garantizar la confidencialidad de la información de los clientes. Por eso, al contratar a un proveedor, no deje de consultar si la empresa elegida utiliza este procedimiento. Sin embargo, vale decir que este es solo uno de los ítems que debe verificar con su proveedor. Abajo, enumeraremos otros factores indispensables que debe conocer.

Infraestructura tecnológica: otro factor importante para garantizar la confidencialidad

Además de la firma del Contrato de Confidencialidad, una estructura tecnológica adecuada, es fundamental en la gestión y seguridad de los datos del material a traducir.

A continuación, mencionamos algunos puntos que debe averiguar junto al prestador de servicios de traducción:

• Procesamiento de las traducciones dentro de herramientas especializadas (CAT Tools): a través del uso de estos software, el lingüista accede al contenido a ser traducido directamente en la herramienta y logra desempeñar todo su trabajo en este ambiente profesional de traducción. Es decir, no recibe los archivos del cliente y eso minimiza el tránsito de documentos en internet y a diversas direcciones de correo. Es importante destacar que las CAT Tools no sustituyen el trabajo de un traductor, es decir, no son traductores automáticos, sino software que facilitan la interacción entre el recurso humano y la tecnología. Entre las ventajas de usar CAT Tools están:
  • Agilidad: al realizar la traducción en una herramienta específica para eso, todos los profesionales involucrados en el proyecto, como traductores, gerentes de proyecto, etc., podrán encontrar la información necesaria para la realización del trabajo en un único local. Optimizando el tiempo de consulta, es posible agilizar la entrega del material final.
  • Ahorro: como las CAT Tools posibilitan la creación de una base de datos de traducciones, las frases que ya fueron traducidas anteriormente para un mismo cliente pueden reaprovecharse, favoreciendo, así, el costo final del proyecto.
  • Calidad: el mantenimiento constante de las memorias de traducción y el uso efectivo del glosario ayudan a mantener la consistencia terminológica en todas las traducciones.
  • Tecnología a favor del hombre: al realizar verificaciones para el control de calidad y traer sugerencias de términos y estructuras basadas en las memorias de traducción y el glosario del cliente, esta herramienta ayuda a eliminar posibles fallas humanas.
  • Gestión en tiempo real: por medio de la herramienta de traducción, el Gerente de Proyectos consigue monitorear el progreso de cada proyecto, garantizando así la entrega en el plazo acordado.
  • Integridad del archivo final: los archivos se importan directamente en la herramienta y se exportan solo con la traducción completa, lo que ayuda a eliminar el riesgo de sobrescribir cualquier texto y a conservar la integridad del material traducido.
• Backup y almacenamiento de historial del cliente: las empresas profesionales de traducción de documentos generalmente utilizan servidores robustos que, al sincronizarse con las herramientas de traducción, realizan backups del trabajo en tiempo real, eliminando así el riesgo de pérdida de cualquier información en caso de imprevistos.

Además, después de finalizar y entregar la traducción, los archivos se almacenan en un entorno seguro, lo que facilita la rastreabilidad de documentos, sus preferencias terminológicas y memorias de traducción para futuros proyectos.

Cómo entender el perfil de los traductores que trabajarán en su proyecto

Como se explicó antes, son innúmeros los factores que garantizan la confidencialidad y la calidad de una traducción. En este tópico, abordaremos la importancia de evaluar cuáles son los procedimientos utilizados por el proveedor de servicios de traducción, para seleccionar a los traductores que componen su red de proveedores.

Las mejores agencias del sector acostumbran a contar con un banco de centenas de lingüistas homologados en su banco de traductores, lo que permite que trabajen con profesionales de los más variados idiomas, nativos y residentes en diferentes países del mundo.

Esta red es creada por medio de un riguroso sistema de reclutamiento, clasificación y selección, que comprende: selección y análisis curricular de los traductores; aplicación de prueba para evaluar la capacidad del profesional con respecto al conocimiento de los idiomas de origen y de destino de la traducción; el análisis del seguimiento de instrucciones y el cumplimiento de plazos; y, finalmente, la evaluación periódica para verificar el desempeño, la consistencia y el cumplimiento de los estándares de calidad exigidos por la agencia.

Al conversar con un proveedor, esté atento a este punto e investigue a fondo cuáles son los procedimientos adoptados por él para evaluar y contratar a los lingüistas, ya que la calidad y el profesionalismo del traductor que se hará cargo de su material podrán evitarle correcciones, atrasos en la entrega y otros dolores de cabeza.

Cómo evaluar el “precio” detrás de un servicio de traducción

Todo el mundo quiere pagar menos y, como consecuencia, muchas empresas optan por “traducciones baratas”. Pero, como ya explicamos antes en este artículo, es un error elegir un servicio de traducción con base en el precio más bajo y esperar que proporcione los mejores resultados para su empresa.

Muchas veces, una traducción más barata significa que a los traductores que están trabajando en su material no se les está pagando de forma justa y que usted recibirá traducciones de baja calidad que, en el futuro, estarán en el sitio de su empresa o en sus materiales de marketing, y pueden comprometer seriamente la imagen de la empresa, su credibilidad, y, por lo tanto, sus negocios.

Como muchas cosas en la vida, si usted espera un servicio de traducción con el más alto nivel de calidad, tendrá que invertir un poco más, sin embargo, con la certeza de que su material estará siendo gestionado con cuidado por un equipo altamente capacitado y de confianza.

Al contratar a una agencia de traducción de referencia en el mercado, podrá contar con el respaldo de profesionales de múltiples áreas, como: gerente de proyectos, especialistas en diagramación, edición y control de calidad, además de consultores comerciales capacitados para entender sus necesidades en profundidad.

La participación de estos profesionales puede traer más tranquilidad para usted y su empresa, además de ayudar a garantizar una traducción de calidad premium.

Conozca, a continuación, cuáles son las tareas realizadas por estos profesionales:

• Equipo Comercial: su primer punto de contacto, este equipo será responsable de entender sus necesidades y elaborar un presupuesto a medida, de acuerdo con sus necesidades de alcance, plazo y precio.
• Gerentes de proyectos: acompañan todo el proceso de traducción, desde la recepción de la solicitud hasta la entrega del archivo final. Además, planifican y preparan las instrucciones del servicio contratado con el apoyo de una herramienta de gestión de proyectos de traducción, que permite la rastreabilidad de cada etapa del proceso.

Los gerentes de proyectos gestionan las etapas dentro del plazo acordado con usted, asignan los recursos de acuerdo con el área de conocimiento específica de su mercado de actuación y pasan instrucciones conforme las particularidades de cada proyecto. También son los responsables de mantener una comunicación alineada con todos los profesionales involucrados en el trabajo y con los clientes para la solución de dudas, recepción e implementación de feedbacks.

• Design & IT (D&IT): el departamento de D&IT está compuesto por especialistas en herramientas de traducción y diagramación. Ellos, por ejemplo, realizan el conteo de palabras de los archivos en el momento de la elaboración del presupuesto. Además, sea cual fuere el formato del archivo que enviará para traducción, el equipo de Design & IT devolverá el material 100% traducido y diagramado, en caso de que elija esa opción. Es decir, el proyecto traducido se puede entregar con el layout fiel al archivo original, listo para publicación o producción gráfica.

Contar con este equipo multidisciplinar, les garantizará el más alto nivel de calidad, comodidad y tranquilidad a los clientes. A continuación, enumeramos algunas:

• Tratamiento de los más variados tipos de archivos: una empresa de traducción calificada no tendrá problemas en manipular archivos de diferentes formatos, ya que seguramente colocará un equipo de diagramadores y técnicos en informática a su disposición. Así, sea cual fuere el formato de su documento (PDF, JPG, PNG, EPS, TIFF, PSD, AI, IDML, CDR, DOCX, XLSX, PPTX, HTML, MOV, MP4, WAV, entre otros), podrá devolverse 100 % traducido y diagramado, con el layout fiel al archivo original, listo para uso, evitándole la responsabilidad de manosear el contenido después de la traducción y evitando que ocurra algún desvío en el mensaje final.
• Rounds de revisión sin costo extra: son pocas las empresas de servicios de traducción que están dispuestas a ofrecer una etapa de corrección de posibles errores e implementación de preferencias, de acuerdo con las indicaciones de cada cliente, sin costo adicional después de la devolución del material traducido. Este beneficio solo lo ofrecen empresas que garantizan el trabajo que ofrecen, ya que resulta de un proceso focalizado en comprender a fondo las particularidades de cada proyecto. Esta etapa garantiza una alta tasa de aprobación de los contenidos traducidos y la fidelización del cliente, que se siente seguro.

A esta altura ya debe haber entendido cuán importante es conocer a fondo la agencia responsable por los servicios de traducción prestados a su empresa, así como también analizar la oferta como un todo y los beneficios que ofrecerá a su negocio.

Al contratar un servicio de traducción, elija un proveedor capaz de ayudar a usted y a su empresa a impulsar sustancialmente sus negocios por medio de una traducción de calidad, formulando la mejor estrategia con base en la variable más relevante para su necesidad. Además, infórmese también sobre la infraestructura y los servicios complementarios que ofrece para mitigar riesgos y garantizar resultados efectivos para su empresa.

Solo una buena empresa de traducción contará con un conjunto de acciones para atender las necesidades específicas de su negocio. Si tiene un proyecto de traducción y necesita un presupuesto, hable con quien entiende del tema: conozca a Netwire.

Sobre Netwire

Creada en el año 2000, Netwire es una empresa de soluciones multilingües que realiza traducción y localización a cualquier idioma del mundo. Con sede en Brasil, la empresa también cuenta con una oficina en Argentina y con presencia en América del Norte y Europa. Con una infraestructura robusta que incluye tecnologías de punta y los mejores profesionales del área, Netwire garantiza el procesamiento de grandes volúmenes con alto nivel de calidad en plazos cortos, control preciso y gerenciamiento proyectos, selección rigurosa de traductores nativos en todo el mundo, garantía de rápido aprendizaje de las preferencias del cliente, almacenamiento de datos de forma segura y en tiempo real, rastreabilidad de información y puntualidad en la entrega del material final.

Esta base sólida sobre la cual se construyen los servicios de Netwire garantiza un nivel de calidad superior en relación con las demás agencias de traducción del mercado. Solo en los últimos cinco años, la empresa procesó más de 110 millones de palabras, entregando un promedio de 400 proyectos por mes. Esa experiencia ha despertado cada vez más el interés de marcas globales que componen su cartera de clientes y la posicionan como una empresa ideal para atender cualquier demanda de traducción. Solicite un presupuesto a través del sitio web o por teléfono y garantice la mejor solución para sus negocios.