No mundo da tradução, as demandas podem ser muito imprevisíveis e compostas por níveis diferentes de complexidade.

Nos bastidores, há muitos aspectos a serem considerados no decorrer de um projeto – do início à entrega: compreender as expectativas do cliente, criar instruções e materiais de referência, alocar uma equipe de acordo com a área de especialização, planejar as etapas envolvidas de acordo com o prazo acordado, etc.

Bem, precisaríamos de um mágico para fazer tudo isso acontecer? Quase isso!

Eu compararia de forma presunçosa um Gerente de Projeto a um Maestro que conduz a orquestra de forma sincronizada, assegurando que todos os músicos estejam seguindo o mesmo ritmo e tom, entregando belas e compostas obras-primas. Da mesma forma, um ambiente de tradução precisa de um condutor, para garantir que todas as etapas e profissionais estejam alinhados com as mesmas instruções, expectativas e objetivos para entregar um trabalho de qualidade – que é o que torna um gerente de projetos tão crucial para o sucesso de um projeto de tradução.

Vejamos algumas das principais responsabilidades do gerente de projetos:

1- Ser o ponto de contato centralizado e dedicado para o cliente

Um gerente de projetos é um ponto de contato centralizado e dedicado para o cliente, eliminando assim muitas possíveis dores de cabeça e problemas inesperados durante o andamento do projeto.

Podem existir muitas etapas, profissionais e até mesmo idiomas de destino envolvidos em uma demanda de tradução – e em vez de ter que gerenciar tudo isso e resolver os problemas/questões que surgem de todos os lados, o cliente pode deixar tudo isso com o gerente de projetos.

Assim, mesmo que o projeto fique fora de controle por um curto período devido a imprevistos, o gerente de projetos criará todas as soluções possíveis para que o trabalho seja feito dentro do escopo e prazo acordados, sem comprometer a qualidade do projeto e, acima de tudo, a sanidade do cliente.

Os Gerentes de Projetos só procurarão os clientes para pontos críticos /atualizações e decisões importantes que exijam seu envolvimento.

2- Compreender as necessidades e objetivos do cliente

Mais importante do que entregar um projeto de acordo com os três pilares básicos da tradução (prazo, escopo e qualidade) é entregar um projeto de acordo com as necessidades e objetivos do cliente.

Assim como em todos os outros mercados, quando os clientes entram em contato com uma empresa para comprar um produto ou contratar um serviço, eles confiam na experiência do fornecedor para orientar o que melhor se adapta às suas necessidades.

Assumindo que a maioria dos clientes sabe muito pouco ou quase nada sobre o mercado de tradução e especificações linguísticas dos idiomas de destino, o gerente de projetos de tradução (especialista neste assunto/solução) é responsável por compreender as necessidades e objetivos dos clientes ao solicitarem uma tradução e, somente então, criar o melhor processo para atender às suas necessidades.

Para ajudar a definir instruções e criar materiais de referência de acordo com as necessidades e objetivos do cliente, o gerente de projetos pode sempre unir forças com outros departamentos para obter insights de diferentes perspectivas e atingir melhores resultados.

3- Tornar o impossível possível

Há um cenário ideal para o fluxo de trabalho de tradução, como qualquer outra coisa na vida. Assim, quando surgem urgências ou conflitos, caminhos alternativos e soluções criativas precisam ser criados de tempos em tempos ou de um projeto a outro.

Não há processo fixo e não há soluções fixas – tudo pode e deve ser pensado e moldado de forma criativa para atender às necessidades do cliente.

Se o prazo é o ponto principal para o sucesso de um cliente com um projeto, por exemplo, as rotas precisam ser recalculadas para que isso aconteça!

Há uma famosa declaração que descreve um gerente de projetos como “alguém que pensa que nove mulheres grávidas podem parir um bebê em um mês”. Essa analogia deixa bem claro que um dos principais objetivos de um gerente de projetos é tornar o impossível possível, mesmo que sejam necessárias inversões e ajustes.

4- Escolher a equipe certa e planejar o projeto

A composição da equipe também é fundamental para o sucesso do projeto.

Os gerentes de projetos de tradução geralmente têm uma ampla gama de recursos homologados (testados e avaliados continuamente) para cada processo envolvido (por exemplo: tradução, narração, DTP, etc.), mas eles têm que ser cuidadosamente selecionados de acordo com cada demanda.

Um projeto de tradução sempre tem que ser destinado a um profissional que seja nativo ou que pelo menos viva no país do idioma de destino exigido, para garantir a adesão aos padrões nativos e a melhor fluência. Além disso, outras variáveis devem ser consideradas a fim de atribuir o recurso mais adequado para cada demanda, como áreas de especialização, preços, disponibilidade e experiência com a CAT Tool (software de tradução) designada.

Após selecionar a melhor composição da equipe, todas as etapas envolvidas precisam então ser estruturadas de forma fluida, considerando o tempo estimado para cada etapa dentro de um planejamento combinado que garanta o prazo do cliente.  Os gerentes de projetos frequentemente precisam compensar as diferenças de fuso horário (para recursos e cliente) em seu planejamento, devido à natureza global do mercado.

Todas as alocações devem ter direções claras e consistentes junto com material de apoio para que os recursos desempenhem da melhor forma possível. Após as designações, o gerente de projetos também é responsável pela coordenação da equipe designada e pela validação de cada uma de suas entregas para garantir que elas estejam de acordo com os critérios especificados.

5- Alinhar todas as instruções e expectativas com toda a equipe

É importante saber que existem muitas variáveis em um processo de tradução, onde a comunicação pode causar problemas ou falhas. Isto se aplica especialmente quando se considera que a maioria dos projetos envolve diferentes etapas e, consequentemente, vários profissionais – cada um deles podendo tomar suas próprias decisões para o mesmo trabalho (se não forem especificamente instruídos).

Há também projetos multilíngues – com um único texto fonte sendo traduzido em múltiplos idiomas de destino. Você consegue imaginar o quão confusas as decisões de projetos podem ser se não forem consistentemente alinhadas e coordenadas por alguém?

Essencialmente, o gerente de projetos é a cola que mantém juntas todas as exigências do projeto e as expectativas do cliente, garantindo que todos os profissionais envolvidos estejam realmente na mesma página.

Voltando à nossa analogia da orquestra, o maestro – ou gerente de projetos – é aquele que evita ruídos e mantém a música fluindo com todos os músicos tocando da forma mais sincronizada possível. Ele lidera equipes em suas funções, decidindo a ênfase que cada instrumento – ou estágio – deve ter, definindo prioridades e assegurando que o progresso e os processos permaneçam totalmente coordenados.

6- Esperar o inesperado

Não importa quão experiente seja um gerente de projetos ou o quão brilhantemente um projeto foi planejado, muitas coisas podem acontecer durante o ciclo de vida do projeto – e é por isso que o gerente de projetos deve sempre esperar o inesperado.

Ser capaz de identificar os primeiros sinais ou riscos potenciais que poderiam de alguma forma prejudicar a qualidade, orçamento ou prazo do projeto é o principal destaque da gestão do projeto de tradução.

Os gerentes de projetos em empresas de tradução lidam diariamente com diversos clientes, indústrias e escopos, de modo que constroem continuamente um histórico valioso com lições aprendidas de casos de sucesso e fracasso.

Gerentes de projetos experientes têm a capacidade de identificar semelhanças em projetos e, assim, prevenir ou mitigar riscos e sugerir melhorias.

Mesmo assim, podem ocorrer imprevistos e o gerente de projetos/condutor precisa manter a música fluindo, improvisando conforme necessário, monitorando qualquer rodada de implementação, definindo novas prioridades, recursos e/ou tarefas para lidar com problemas.

Afinal, o show deve continuar!

7- Criando consistência e constância para construir laços fortes

Depois que o projeto é entregue e o feedback for recebido, o trabalho do gerente de projetos está terminado? De forma alguma!

Para ganhar a confiança e lealdade do cliente, os gerentes de projetos precisam ir muito além de uma única entrega de projeto bem sucedida.

Os bons gerentes de projetos mantêm um registro de todas as lições aprendidas, erros e sucessos, feedbacks e orientações – estabelecendo assim uma curva de aprendizado e criando perfis para os clientes com todas as suas particularidades, especificações e preferências. Esse é o segredo para criar consistência e constância e construir parcerias fortes com soluções assertivas.

Os gerentes de projetos, assim como os Maestros, garantem a mesma qualidade em suas entregas/obras-primas, mesmo quando há uma lacuna ou uma mudança na equipe/orquestra, porque a partitura musical, as composições e as diretrizes já estão moldadas. Isso é o que garante que as expectativas do cliente ou do público sejam atendidas e superadas. Isso é o que os traz sempre de volta ao show!